Faxverbot 2025: Sicher und effizient umstellen – So gelingt die Umstellung

Ein praxisnaher Leitfaden zur Umstellung

Seit dem 1. Jänner 2025 ist Faxen für den Austausch sensibler Gesundheitsdaten nicht mehr zulässig – das ist allgemein bekannt. Dennoch gibt es eine Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2026, in der unter bestimmten Bedingungen noch gefaxt werden darf. Das heißt: am besten sich jetzt aktiv mit der Umstellung zu befassen.
Viele Gesundheitsdienstleister haben bereits Alternativen eingeführt, doch in einigen Ordinationen, Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen ist das Fax immer noch Teil des Alltags. Verständlich – denn Veränderungen brauchen Zeit, und oft fehlt es an klaren Informationen oder praktikablen Lösungen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Wechsel sicher, effizient und stressfrei gestalten, welche Alternativen Ihnen zur Verfügung stehen.

Warum Faxen seit 1. Jänner 2025 nicht mehr zulässig ist

Das Faxverbot 2025 wurde weil Faxgeräte schlicht nicht mehr den heutigen Datenschutzanforderungen (DSGVO) entsprechen. In den letzten Jahren haben sich die gesetzlichen Vorgaben für den Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten verschärft, und das aus gutem Grund.

Datenschutzrisiken: Warum Faxen keine sichere Option mehr ist

• Fehlende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Ein Fax wird oft ungeschützt übermittelt und kann abgefangen oder fehlgeleitet werden.
• Keine Empfangsbestätigung: Absender können nicht sicher sein, ob das Dokument tatsächlich beim richtigen Empfänger ankommt.
• Risiko der Fehladressierung: Eine falsche Faxnummer genügt, und vertrauliche Patientendaten landen an der falschen Stelle – ein klarer DSGVO-Verstoß.

In Zeiten, in denen selbst E-Mails nur noch mit Verschlüsselung versendet werden sollten, ist das Fax ein Relikt, das sich nicht mehr mit den heutigen IT-Sicherheitsstandards vereinbaren lässt.

Gesetzliche Vorgaben und Übergangsfristen

Das Gesundheitstelematikgesetz regelt den stufenweisen Ausstieg aus der Fax-Kommunikation:

• Seit 1. Jänner 2025: Fax darf nicht mehr als Standard-Kommunikationsmittel für Gesundheitsdaten verwendet werden.
• Bis 30. Juni 2026: In Ausnahmefällen ist Faxen noch erlaubt, wenn Transportverschlüsselung genutzt wird und keine sicherere Alternative zumutbar ist. Diese Regelung gilt jedoch nur für Gesundheitsdiensteanbieter, die bereits vor dem 31. Dezember 2024 Faxe genutzt haben.
• Ab Juli 2026: Das Fax ist endgültig aus dem Gesundheitswesen verbannt – es gibt keine Ausnahmen mehr.

Die Umstellung ist also nicht nur eine technische Entscheidung, sondern eine gesetzliche Notwendigkeit. Je früher Sie handeln, desto reibungsloser wird der Übergang.

So gelingt die Umstellung: Ihr Schritt-für-Schritt-Plan

Damit die Umstellung reibungslos gelingt, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen in fünf Schritten.

Evaluieren Sie Ihre aktuelle Kommunikation

• Wo wird das Fax noch verwendet?
• Welche Prozesse und Partner sind betroffen?
• Gibt es bereits digitale Alternativen in Ihrer Einrichtung?

Wählen Sie die richtige Alternative

• Gesundheitspartnerportal (GPP) → Kostenlose, offizielle Plattform der Sozialversicherung für sichere Kommunikation.
• FTAPI → DSGVO-konforme Alternative für den verschlüsselten Austausch von Nachrichten und Dokumenten.
• Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mails (z. B. S/MIME) → Für Einrichtungen mit bereits bestehender E-Mail-Infrastruktur.
• Telemedizin-Portale & digitale Patientenakten → Sichere, direkte Kommunikation mit Patient:innen und Partnern.

IT-Partner einbeziehen & technische Umsetzung planen

• IT-Dienstleister (z. B. IT United) beraten bei der Auswahl und Implementierung der besten Lösung.
• Personal und Partner rechtzeitig über die Änderungen informieren.
• Schulungen für das Team einplanen, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

Umsetzung & Testphase starten

• Pilotphase einführen: Testen Sie die neuen Systeme im Alltag.
• Feedback einholen: Mitarbeitende und Partner sollten frühzeitig eingebunden werden.
• Letzte Anpassungen vornehmen, um die Umstellung zu optimieren.

Fax endgültig abschalten

• Sicherstellen, dass alle Beteiligten umgestellt sind.
• Altes Faxgerät aus der Infrastruktur entfernen, um DSGVO-Verstöße zu vermeiden.
• Interne Prozesse finalisieren und langfristig auf sichere digitale Kommunikation setzen.

Welche Lösung die beste ist, hängt von den individuellen Anforderungen der Praxis oder Einrichtung ab. Hier ein Überblick über die wichtigsten Alternativen:

Je nach Bedarf kann auch eine Kombination aus mehreren Lösungen sinnvoll sein – etwa FTAPI für den sicheren Dokumentenaustausch und GPP für die Kommunikation mit der Sozialversicherung.

Welche Lösung ist die richtige für Sie?

• Brauchen Sie eine kostenlose und sofort verfügbare Lösung? → GPP oder FTAPI
• Arbeiten Sie bereits mit verschlüsselten E-Mails? → S/MIME kann eine gute Ergänzung sein
• Wollen Sie die direkte Kommunikation mit Patient:innen verbessern? → Telemedizin-Portale sind eine zukunftssichere Option

Eine fundierte Entscheidung spart Zeit und Kosten, und sorgt auch für eine reibungslose Umstellung ohne Unterbrechungen im Arbeitsalltag.

Fazit: Jetzt handeln, nicht abwarten!

Das Faxverbot 2025 ist längst in Kraft, und die endgültige Frist zur vollständigen Umstellung auf sichere Kommunikationswege rückt näher. Bis spätestens 30. Juni 2026 muss das Fax in Arztpraxen, Krankenhäusern und anderen Gesundheitseinrichtungen vollständig ersetzt sein.

Warum es sich lohnt, jetzt umzusteigen

• Rechtliche Sicherheit: Ab Juli 2026 ist Faxen endgültig unzulässig – eine frühzeitige Umstellung schützt vor Verstößen.
• Mehr Effizienz: Digitale Lösungen wie FTAPI, GPP und verschlüsselte E-Mail ermöglichen schnellere und zuverlässigere Kommunikation.
• Höhere Sicherheit: Der Wechsel auf moderne Systeme schützt sensible Gesundheitsdaten vor Datenschutzverletzungen.

• Evaluieren Sie Ihre aktuelle Kommunikation und identifizieren Sie, wo noch gefaxt wird.
• Wählen Sie eine sichere Alternative wie FTAPI oder GPP, um die Anforderungen Ihrer Praxis zu erfüllen.
• Binden Sie Ihr Team frühzeitig ein, um eine reibungslose Einführung der neuen Kommunikationswege zu gewährleisten.

IT United steht Ihnen als Partner zur Seite
Die Umstellung mag auf den ersten Blick herausfordernd erscheinen, doch mit der richtigen Unterstützung wird der Wechsel unkompliziert. IT United hilft Ihnen, die beste Lösung für Ihre Praxis oder Einrichtung zu finden – praxisnah, effizient und maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse.

Fazit: Je früher, desto besser!
Nutzen Sie die Zeit bis 2026 sinnvoll, um den Umstieg in Ruhe zu planen. Eine gut durchdachte, schrittweise Einführung sorgt für einen sicheren, effizienten und stressfreien Wechsel. Schreiben Sie uns Ihr Anliegen oder rufen Sie uns unter +43 1 22 66 22 66 an, um einen Termin zu vereinbaren.